Conserveriez-vous vos services de paie en interne ou les confieriez-vous à un prestataire tiers ? Malgré la simplicité de la mission, cette question reste cruciale, surtout lorsque votre service de paie semble aller bien, mais d’ailleurs, attendre que surgisse un problème avant d’externaliser sa paie serait périlleux. Vous ne voulez pas être laissé sur le bord de la route et vous ne voulez surtout pas voir d’autres entreprises concurrentes se lancer dans des systèmes sur-mesure et vous laisser pour de bon ? Vous pouvez compter sur une chose : la technologie évolue très rapidement et rester immobile dans le contexte en pleine mutation des systèmes de paie et de la gestion des ressources humaines ne permettra pas à votre entreprise d’évoluer alors qu’elle mérite d’occuper une position enviable.
Trouver la bonne approche pour externaliser la paie
Chaque entreprise a sa propre culture et ses propres exigences en matière de gestion des salaires. Selon la taille de l’entreprise, disposer des bons services de paie peut être important. Les responsables RH ont le choix entre externaliser la paie auprès d’un partenaire expérimenté qui peut remettre la paie en ordre, ou investir dans un logiciel optimisé, offrant ainsi les meilleurs outils à la paie interne. En externalisant la fonction de paie, les responsables peuvent permettre à leur équipe de se développer et de se concentrer sur d’autres tâches plus complexes qui pourraient être essentielles au cœur de l’entreprise et garder le contrôle.
La bonne décision vous permet de prendre le contrôle du lâcher prise
Le bon degré de contrôle en termes de services de paie sera différent pour chaque organisation. Si votre entreprise exige une approche interne, le contrôle est évident, régulier et normal. Cependant, l’externalisation totale ou partielle d’une fonction telle que la paie ne doit pas être synonyme de perte de contrôle. L’externalisation de paie peut apporter de nombreux avantages à une organisation. Les principaux sont les suivants :
- la possibilité de rester concentré sur la croissance de l’entreprise
- la possibilité de réduire les coûts d’exploitation
- la possibilité d’atteindre les objectifs critiques de toutes les fonctions de paie
- la réduction des risques dans l’environnement incertain d’aujourd’hui.
Lorsqu’il s’agit d’externaliser la paie, le fait de lâcher prise peut apporter des gains substantiels, c’est le moins que l’on puisse dire.
Une meilleure continuité des activités
Une approche externalisée de la paie garantit également la continuité des activités en temps de crise. Des événements tels que les catastrophes naturelles, les problèmes d’infrastructure informatique et la pandémie de COVID-19 peuvent exercer une pression incroyable sur les équipes de paie internes, surtout si elles sont directement touchées. Sans solution de récupération, les entreprises risquent d’être confrontées à des retards ou à l’absence totale de paie, à des ruptures de contrat et à une non-conformité potentielle à la législation – sans compter le moral et la productivité des employés qui souffrent d’un service de paie déficient. L’externalisation de paie auprès d’un prestataire tiers donne à votre équipe RH le soutien dont elle a besoin pour effectuer les tâches essentielles pendant qu’elle se concentre sur le fonctionnement de l’entreprise.
Préparez vos employés internes aux changements qui vont avoir lieu
Informez vos employés de tous les changements qui vont avoir lieu dans votre entreprise afin que chacun sache à quoi s’attendre. La paie est un sujet sensible pour tous les employés, ils doivent donc avoir une idée claire des fonctions qui restent en interne et de celles qui sont externalisées. Si votre prestataire de services de paie introduit un nouveau système de paie, veillez à ce que vos employés reçoivent une formation adéquate pour accéder au logiciel avec précision. Toutes les entreprises doivent comprendre que l’externalisation de paie n’est pas une solution instantanée qui fonctionnera miraculeusement toute seule. Elle nécessite un partenariat ouvert et collaboratif dans lequel les deux parties font leur part pour créer une solution de paie efficace et réussie.
