Oubliez de fouiller dans les dossiers papier lorsqu’un client appelle pour une question ou de faire face à la panique de perdre un papier important. Lorsque vos opérations sont numériques, vous avez un accès instantané à tout. Le gain de temps, d’espace et d’argent sont évidents. Mais comment faire pour passer à un bureau sans papier ? la réponse en 7 astuces pour se passer des papiers dans son bureau.
Convertir tous vos fichiers papiers en version numérique :
La comptabilité, la gestion de projet et d’autres logiciels assurent le suivi de toutes les communications et ressources, les factures seront désormais dématérialisées… avec un bureau sans papier il est tout à fait difficile de perdre quoi que ce soit. Si vous êtes en affaires depuis plus de quelques années, vous avez probablement accumulé un stock très important de papiers. Réservez un jour ou deux pour les parcourir attentivement. Numérisez ou prenez une photo de ceux que vous souhaitez conserver pour avoir un back up numérique. Ensuite, déchiquetez les documents sensibles et conservez les anciens documents et rapports PowerPoint à utiliser comme papier brouillon pour prendre notes, une bonne idée pour se mettre au recyclage !
Créer un système d’archivage numérique :
Vous n’êtes aussi efficace que votre système de classement électronique. Prenez le temps de réfléchir à la manière dont vous accédez intuitivement aux fichiers. Vous pouvez configurer des dossiers pour chaque client ou chaque type de projet, avec des sous-dossiers par projet ou par date. Soyez cohérent et scrupuleux lorsqu’il s’agit de maintenir votre système de classement. Vous pourriez utiliser un logiciel professionnel pour gérer tout ou demander l’aide à des professionnels de la dématérialisation de bureau.
Profiter des avantages offerts par le cloud :
De la comptabilité à la gestion de projet en passant par les paiements et les factures dématérialisées, il n’y a rien de plus pratique qu’un logiciel basé sur le cloud. Vos données sont sûres, sécurisées et faciles d’accès. Voici quelques applications utiles et entièrement gratuites pour les petites entreprises :
- FreshBooks pour la comptabilité
- Google Docs pour collaborer sur des documents
- Dropbox pour partager des fichiers
- Basecamp pour une gestion de projet simple
- Evernote pour prendre des notes numériques
- Stripe pour les paiements en ligne
Dématérialisation des factures :
Évaluez tout ce que vous recevez par la poste pendant un mois : de vos factures à vos états financiers en passant par les informations de votre association professionnelle. Ensuite, inscrivez-vous pour une option pour recevoir des notifications par e-mail et des newsletters et payer les factures en ligne. Si vous craignez que des e-mails importants ne se perdent dans une boîte de réception occupée, configurez des sous-dossiers ou une adresse distincte pour les e-mails liés à la facturation. Créez ensuite une notification de calendrier pour vous rappeler de vous enregistrer une ou deux fois par mois.
Elaborer une stratégie de marketing 100/ numérique :
Si vous placez toujours des annonces dans les journaux et imprimez des prospectus, il est temps de mettre à jour vos méthodes de marketing. Avec un double coup de poing, vous économiserez l’environnement et toucherez plus de clients potentiels en investissant dans des publicités en ligne ciblées, en créant des articles de blog intelligents et en vous connectant avec d’autres sur les réseaux sociaux.
Opter pour la signature numérique :
La plupart des pays ont des lois qui rendent les contrats signés électroniquement aussi valides légalement que ceux signés avec un stylo et du papier. Il existe de nombreuses façons simples de créer une signature sur votre ordinateur, y compris dans Microsoft Word.
Multiplier les écrans au sein du bureau :
Si vous êtes le genre de personne qui aime regarder quelques documents à la fois sans avoir à basculer sans cesse entre les applications ou les onglets, procurez-vous deux moniteurs pour votre bureau. Cela réduira l’envie d’imprimer afin que vous puissiez comparer des faits ou des chiffres à un document ouvert sur votre ordinateur.
Avec plus de solutions technologiques disponibles que jamais, un bureau sans papier est à la portée de la plupart des petites entreprises. Il faudra peut-être un petit ajustement, mais la Terre – et votre résultat net – vous en remercieront.
